费用预算看得见,企业管理新方案

时间:2014-01-21 00:21来源:未知 作者:mi 点击:
    

友为推广稿撰写思路【20140120

    题:企业费用预算解决方案

    题:费用预算看得见,企业管理新方案

原文: http://uvsoft.com.cn/plan/index.html?conna=/xuqiu/2013/0325/86.html

随着现代企业制度的推行,财务管理中心地位的确立,企业财务管理作用越来越重要。在企业管理方式的选择中,预算管理以其在企业经营中的独到功能和作用,越来越引起人们的重视。财务预算管理是企业 利用价值和价值形式在科学的市场预测基础上,对企业未来的内部生产经营活动所进行的规划、控制与协调。它是在市场背景下企业内部的财务管理,是计划与市场 两种机制在企业层面上结合的体系。在具体的管理实践中,必须明确:财务预算管理不等于预测管理。预测是一种事先的估计,它可以是口头形式,也可以是书面形 式,并且程序化不明显,而财务预算则是根据预测所制定的几种方案,并从这几种方案中选择出一种最好的方案,必须是程序化和书面形式的;财务预算管理是对预 测管理的一种反映,是对预测管理的规划。

二十世纪九十年代以来,随着我国集团公司的形成和发展,企业的财务预算管理能力逐步发展 起来,中石油、中石化、中外运等若干个成功案例也逐渐涌现出来。但是,企业的费用预算管理还存在着几大难题。

第一,脱离实际。科学的预算方案应该是依靠实际方案与计划。目前在企业期间费用预算管理工作中,一些企业在预算的编制上,并没有深入市场调查,都按以往的老经验办事。与企业的经济目标严重脱离。

第二,部门包办。期间费用预算管理工作与企业利润和企业生产经营战略目标息息相关。然而很多企业却把费用预算管理工作的责任全被交给财务部门。

形成了财务部门一手包办的工作局面。企业是一个有机统一的、互相联系的整体,由于缺乏基层相关部业务门的协助,编制出来的期间费用预算往往难以反映出企业生产经营和基层相相关业务的真实需要。造成基层业务部门的抵触与排斥,使得编制出来的预算在企业基层难以得到支持与配合。

第三,执行不严。任何完美的预算都需要去遵照执行。然而从实际情况来看,一些企业还普遍存在执行不严的情况。原因主要是企业的管理层不够重视,财务部门在预算执行的监督上也缺乏有效的措施。例如在一些企业内预算执行部门的差旅费、接待费往往都已超出,如果严格按照预算管理是不能报销的,但是在预算执行部门向企业领导汇报,领导又做出特别批示后就能够报账核销。这种预算执行部门先斩后奏,企业领导和财务部门又不严格遵照预算管理办理,致使企业期间费用预算管理工作难以开展,形同虚设。

第四,调整欠规范。企业期间费用预算事实上是一种计划预案,一般情况下是不作调整的。但是对于企业来说,市场和生产经营条件是不断变化的,这些都是企业期间费用预算编制的基础,如果基础发生变化,企业期间费用预算势必要做出相应的调整。但是在实际操作过程中,企业整个年度都不对企业期间费用预算做出调整,预算应当刚柔兼济,这样过于刚性的预算容易脱离实际而失去指导作用。

而且现阶段绝大部分企业预算仍然主要为手工的线下操作模式,并未在执行过程中得到有效的 监控。在国内外市场竞争日趋激烈的经济形势下,开源节流并且优化配置企业的有限资源,以合理投入获取最大利益产出,促进战略目标如期达成,方能保障企业快 速发展。

传统费用管理及预算控制过程存在的问题
 
传统的预算管控会因为各种人为因素造成公司财务制度无法得到有效执行,同时,在预算执行过程中,常常出现费用发生超出预算的情况。另外,由于传统财务工作多表现为基础劳动密集型的工作,大量重复工作导致财务人员总是人浮于事,严重影响工作效率。
1.
企业财务数据无法及时获取和共享

1        通常企业内与财务相关的软件仅仅在有限的人员内使用,并未得到实时更新及共享,使得企业管理层无法及时获取相关经营数据。由于财务数据和业务发生数据的时间差,常常导致费用发生一段时间后,待财务做账时,才发现预算已经严重超支。

2        在企业领导审核费用的过程中,并未有实时的预算执行情况数据提供审批支持,也是导致预算控制力不强的原因。

2.企业财务制度形同虚设。

3        企业财务制度体现在两方面,一种为日常财务管理制度,主要表现为差旅、福利相关方面; 另一种与日常运营相关,为预算管理制度,主要表现为公司预算执行监控以及项目预算的管控方面;由于制度都是纸面上的文字,在费用审核过程中受人为操作影响 较大,常常导致不符合财务制度的费用被审批。

3.手工作业效率低下,出错率高。

4        传统财务工作范畴有很多在进行重复的工作,比如凭证的处理,报销支付等,浪费大量人力处理基础工作。

5        在传统费用管理及预算控制过程中,还会出现很多问题影响企业日常工作。

 

如何提升企业费用管理及预算控制能力
 
由于企业费用管理及预算控制能力是企业管理能力提升的重点,企业对各业务部门日常财务管控都可以从合理的费用支出和财务预算过程控制开始。基于以上问题的 存在,不难发现问题的核心是由于企业内信息孤立、经营数据未得到及时更新及共享所致。由此看来,一套稳定、开放、安全的信息系统是解决以上问题的关键所 在。

会计信息化对企业费用管理及预算控制工作的支撑
 
企业费用管理及预算控制系统的建设前提是基于Internet的系统,让员工在任意地点都可以进行费用报销、随时监控报销过程;让领导随时随地可以审批, 在审批过程中及时对预算执行过程进行审批辅助支持,并监控费用开支是否符合公司财务制度;能够自动生成记账凭证,并与网银实时同步,减少财务手工操作带来 错误并降低财务支付风险,见图1

1.系统建设原则。

6        由于该系统中包含企业日常经营数据,于是对系统的稳定性和安全性提出了较高要求。保证企业在各种环境下的数据准确率,以及突发情况下的数据还原机制。安全性方面需要通过登录安全验证以及数据安全性做双重保护。

7        同时,由于避免信息孤岛的存在,通常情况下需要与企业统一数据平台中的基础数据实现共享,也会涉及与企业外部系统的数据传输,比如网银等。因此,对系统的开放性有较高的要求。

2.费用管理及预算控制。

·         ·预算编制、审核、变更。

8        系统提供预算编制功能,作为预算控制的基础依据,同时需要满足企业预算执行过程常常碰到的问题,比如滚动预算、弹性预算等;预算审核过程中经常出现多个审批人由于不同意见反复修改的问题以及历史数据参考的要求,可以通过线上与线下结合的方式共同完成。

·         ·费用报销申请及控制。

9        报销发起节点是财务制度控制的源头,此时需要细化费用类型,并结合不同的费用中心、成本中心、收入中心等不同中心的考核办法进行控制,某些固定费用类型只允许在预算内申请,某些费用类型可分为预算内和预算外的费用审核流程。

10    为了方便员工报销,在报销申请时,可提供信用卡刷卡记录导入接口,同时可降低相关违规费用风险。

·         ·费用审核及控制。

11    在审核过程中,系统需要给领导审批提示,比如:是否超过当前人员报销标准?是否违反财务制度?是否超当期预算等等;同样,预算控制方式也与不同中心的考核方式不同而不同。在超预算审批时,能够实现实时预警,告知审批人相关风险。

·         ·财务核算。

12    在财务核算阶段作为辅助核算工具,提供自动化凭证处理,并及时与网银进行支付数据传输,大大减少财务手工工作量。

3.经营决策分析。

·         在费用管理及预算控制系统中,企业核心人员需要知道预算执行情况、费用发生分析等。

13    ·预算执行情况:显示各中心的年度总预算、期间预算、已执行数、执行中数据、剩余预算等;

14    ·费用发生分析:显示各中心当期以及历史发生费用总和及明细,可按照个人、费用类型、项目等不同维护进行统计分析;

·         费用管理及预算控制系统给企业带来的价值

15    费用管理及预算控制系统给企业带来的价值。

纵观世界上处于竞争优势的大公司,都把信息技术作为推进体制创新、科技创新、管理创新的重要手段,在提升企业管理水平、优化管理流程、提高生产效率等方 面,取得了明显效果和经济价值。在保证投入的基础上,国外大型公司在信息化建设的过程中,重点考虑数据实时与准确控制、会计信息系统集成与数据统一、公司 组织与流程优化的结合,这些方面的综合实施保证了会计信息化建设效果的充分发挥。

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