“天珑移动”费用报销系统案例:费用精细化管理典范

时间:2014-10-16 17:01来源:未知 作者:youwei 点击:
    项目:天珑移动费用报销系统案例:费用精细化管理典范
 一、公司概况
天珑移动技术股份有限公司(简称“天珑移动”)成立于2005年6月,是一家创新型移动通信产品和服务供应商,致力于移动终端的研发、生产及销售,为全球通信产品消费者提供时尚化、个性化、充满内涵且富有想象力的产品和服务。 
       天珑移动与南亚、东南亚、拉美和欧洲等全球近30个国家的当地一线品牌形成战略合作伙伴。在2009年成功推出功能强大的全键盘类智能手机系列,近几年 公司不断推出时尚动感的优质产品和市场推广方案,每每能引爆全球各地客户国家的销售热潮。并荣获MTK公司授予全球唯一的“年度技术创新奖”。目前有员工 约5000人,拥有专业背景的研发技术人员占51%,管理层都拥有十年以上的通信行业经验,具有知名企业的工作经验。
天珑移动技术股份有限公司(简称“天珑移动”)成立于2005年6月,是一家创新型移动通信产品和服务供应商,致力于移动终端的研发、生产及销售,为全球通信产品消费者提供时尚化、个性化、充满内涵且富有想象力的产品和服务。 
 
二、面临问题和挑战
天珑移动通过友为NFS平台实施网上报销、预算管理、资产管理等模块的应用。使用系统一期用户2000多人,从总部及下属公司项目实施实施上线运行历时2个月。
系统关键需求解决原来OA系统中费用管理无法做到精细化管控,预算人为的预算控制不到位方式,不同角色用户业务需求具体表现在如下几个方面:

三、关键需求
1、员工面临的困惑:
  • 填写不规范,审批周期长
由于员工对财务制度理解的程度不同,填写的报销单据不规范,费用类型填写不准确,甚至需要事前申请报告的,却没有提供相关的事前申请报告,这对财务审核单据增加了难度。报销审批周期长,员工满意度不高。
  • 报销时效性不高
由于不同的地域有分公司,员工需要经常来往于各分公司,发生的差旅费用较多,在传统的手工报销方式,往往不能及时报销,势必造成报销单据的积压和报销的不及时等。
 
2、领导面临困惑:
  • 费用实时监控性不强
部门领导需了解本部门某项费用预算使用情况时,必须要部门预算担当进行手工统计,这样往往需要1-2天的时间去统计,无法实时掌控该部门的费用预算使用情况。
  • 审批时效性不高
传统的手工报销需要员工拿着报销单和原始发票送到审批领导那里进行审批,由于员工和领导经常因出差而无法同时在公司,造成了领导无法及时审批员工报销的费用。
 
3、财务人员面临困惑:
  • 审核工作繁重
财务人员每天要面对员工提交各种各样的单据,由于员工填写时,多半无法达到财务要求的规范性,财务人员需要仔细核对,甚至需要与经办人沟通才能准确的审核单据,势必降低了审核效率。同时,还需要手工记入相应的预算中,以核对该笔报销费用是否超预算,耗费了大量的时间。
  • 大量重复制单
随着公司规模的扩大,凭证量主要来源于日常差旅及杂费的报销,财务人员需要每月花费大量的时间来重复录入凭证,无法将工作重心转移到对费用的预算及控制这一更为重要的工作上来。
  • 报销制度规范性不强
在人为的审批流程过程中,传统的手工报销无法贯彻公司财务制度的规范性,势必增加财务人员的工作量。
  • 丢单现象多
传统的手工报销过程中,一旦单据丢失就难以确认其位置,经常会因为一张单据,把整个部门都动员起来,影响了正常的工作安排。
  • 多币种报销
由于公司性质,海外出差比较多,并随之产生的多币种的费用借款,报销与冲账,为财务的审核,审批和记账带来很多工作量。
 
四、友为费用报销预算管理平台解决方案
针对传统报销已经不能很好地适用公司规模的扩张,友为费用报销系统通过以下功能模块有效解决传统报销,资产管理所带来的不便,并且提供了更为优化的费用预算控制解决方案。
  • 灵活的预算控制方式
可以根据不同费用进行部门、项目、人员分别控制,预算按照月度、季度、年度录入,可以分别按照月度、季度、年度进行控制。
  • 全面的预算控制点
在 员工提交某笔费用的报销单时,当金额大于一定程度时,就必须关联费用申请报告,否则不允许报销。如果该费用超出预算,不允许报销该笔费用,就需要通过特殊 的方式,走预算外审批流程。在系统中设置一个超预算申请单据,同时员工提交每一笔预算费用时,都会提醒该员工所在部门和选择对应费用类型的预算使用情况, 让每个经手人都能直观的看到费用预算情况。
  • 实时的预算分析
预算人员无需再花两三天统计部门预算情况,只需通过费用报销系统就可以查询到本部门的预算数,发生数和结余数,并可以将预算分析表导出,从而可以很方便、快捷、清晰的了解本部门整体预算使用情况,也为相关统计报表提供了全面数据。
  • 管理流程再造
原来在公司自主开发的OA中实现简单报销的流程审批,针对财务内控管理的需求重新梳理优化报销流程,并将相关的报销制度、预算管理制度通过系统进行落地执行,使业务更加符合公司未来的发展需要。
  • 与公司各大管理软件集成
将友为费用预算管理系统和OA系统登录、待审批单据集成,实现员工单点登录,无须在多套系统中切换帐号密码信息;
 
五、应用效益
1、通过将传统的手工报销转换为网络报销,增强了公司对费用使用的控制,也给公司带来了实际的收益。
2、对员工而言:可以实时查询自己提交的单据以及本人和本部门的费用预算情况,并可以及时的了解业务审批领导的单据审批情况和财务的付款情况,提高了报销的透明性。
3、对领导而言:可以根据需要安排审批报销单据的时间,减少为员工审批单据而造成工作混乱的被动局面;同时,可以实时了解部门费用预算以及部门预算的使用情况,根据各月份的预算使用情况,对比分析出本部门的开支以及工作效率情况。
4、对财务而言:可以通过系统进一步提高工作效率,进一步将财务人员从重复繁琐的审批单据中释放出来,把工作重心放到财务分析、财务规划等管理业务,为企业发展提供更多管理数据依据。
5、对公司运营而言:通过报销系统,进一步将费用预算的控制落实到每个点上面,增强了对公司费用的内控。同时,费控报销预算平台也衔接了公司各管理软件,将这些管理软件融合在一起,充分发挥功效,使公司信息化管理提升到一个新的平台。


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(责任编辑:youwei)
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