“迅雷”NFS新财务管理解决方案

时间:2014-10-13 16:59来源:未知 作者:youwei 点击:
    

一、企业概况

          迅雷于2002年底由邹胜龙先生及程浩先生始创于美国硅谷,回国后,在国内相继成立多个分部。随着公司的发展,迅雷在下载、网络、视频等领域都有着优秀的成绩,2012年底全国员工达到几千人,2006年6月获中国企业"未来之星"称号,是年度最具创新性和成长性企业的杰出代表企业;2005年,迅雷获《财富》公司颁发2005年度中国酷公司荣誉称号;2005年度百度和天空进行中国国产优秀软件评选,迅雷位列《十大优秀个人软件》、《十大人气软件》三甲。迅雷被评为中国最成功十大软件,并排名第二;
二、项目简况
        友为软件在2012年10月中旬开始成为迅雷的软件供应商,通过3个多月的实施,为迅雷网络搭建了一个多公司、多业务、共系统的管理平台,实现在线费用管理、在线合同管理,一期用户数达到1500人。
三、面临的问题和挑战
        日常激烈的市场竞争环境,对企业的管理能力提出了更高的要求,如何对资金支付过程进行控制,提高效率,降低风险;如何有效的控制费用的发生,节约不必要的浪费,真正落实到企业的经营管理活动中去;如何充分利用现有IT资源,打破信息孤岛,建立起一个互通的管理平台,是摆在眼前的待解决难题。为了解决这些难题,迅雷网络公司开始在市场上搜寻适合公司现状的管理软件。
四、友为NFS(友为新财务管理解决方案)平台
        2012年10月份,迅雷(深圳市迅雷技术有限公司)开始正式和友为(深圳市友为软件有限公司)合作,通过配合和努力,成功在迅雷网络、迅雷看看、迅雷游戏三家公司之间建立 起管理平台,结合公司的预算控制政策,将NFS平台建造成资金往来和费用监控的管理工具。其过程虽说不是艰巨却也经过一番努力,具体方案主要包含以下几大方面。
1、在NFS平台中整合组织架构
        以企业实际情况为基础,在平台中建立起架构环境,整合迅雷网络、迅雷看看、迅雷游戏三家公司的组织架构信息,在平台中构建三家公司的环境,并对个别特殊职务做兼职处理,使一个人可以拥有多个角色,像有的部门经理也兼职着其它部门VP等,为共平台办公打下了基础。
2、在NFS平台中设立各部门的资金支付计划
       在管理总部,资金的往来金额较大,有时为了资金平衡而不得不延迟付款,为此,在各部门中设立资金支付计划,部门内每个月的支付都应该在计划之内,超出计划的事项需要领导特批或不允许被执行。通过业务部门在线提交月度资金计划,资金经理在线对资金计划进行审批的方式完成资金计划录入。计划审批结束后,将作用于费用支付过程中。
3、规范公司员工借款行为
      一个员工,手里只允许有一张未还清的借款,做到前款不清,后款不借。
通过在线发出借款申请,审核人员在线处理,待所有人审批同意后才能完成借款,借款成功后,员工所借的款项,需通过报销费用时冲账或到财务部门还款来完成借款处理。此外,将历时借款导入平台中,旧账新账在平台中一起处理。
4、采用集团预算加部门预算结合的预算控制方式
      根据企业今年的预算政策,对迅雷游戏公司设置集团预算,它的特点是不将预算细分到部门,而是通过对“迅雷游戏”这个大部门来控制预算;对迅雷网络和迅雷看看设置部门预算,为每个部门设置4个季度的预算,部门内发生的费用不能超出本季度的预算。考虑到第一次将预算做进管理平台中,有些数据仍处于试运行阶段,并没有直接禁止超出预算的费用支付,而是设置超出季度预算需要特批,特批不通过则不进行费用支付。在预算值变化方面,各部门发生了费用将扣除相应的部门预算,一个季度到底,如果预算剩余了一些,那么剩余的预算做滚动处理,将本季度没用完的预算滚动到下个季度继续使用,直到年末,将最后剩余的预算清零而重新开始第二年的预算。
5、规范会计科目,在线生成会计凭证
      每个企业都有一套符合身业务实际情况的内部会计核算科目,迅雷为了规范金蝶核算软件中会计科目,通过友为NFS平台中建立会计科目、费用科目、预算科目之前的勾稽关系映射表,这样方便维护各种科目之前的关联关系,所有的报销单据都可以通过报销审批后自动生成凭证与金蝶核算软件对接。举例如,将费用项目按照财务三大费用划分,并根据费用项目的岗位性质和帐套和会计科目做好关系映射,每一个费用项目都对应着会计科目。费用项目是凭证的基础,在出纳付款后,系统通过抽取单据中的费用项目和其它字段信息,经过整合、归纳最终生成会计凭证。对于特殊的费用事项,如替票费用,将根据独立的会计凭证规则生成。由于做好了和帐务软件的对接,已生成的凭证可导入金蝶帐务软件中完成凭证记录。
6、规范费用支付审批程序
      经过调研和协商,对费用的支付流程进行管控,从费用的发生,到费用的报销,费用的支付,全程设定监控点,部门经理、部门VP、财务人员参与其中,不同岗位负责不同方面的审批,还可对不符合公司要求的单据进行驳回、撤销处理。遇到组织架构不清晰的部门,根据实际业务需求,加入加签审批机制,可通过请求加签审批的方式来共同参与审批把关。整个过程基于一条主线,业务部门人员在线提单,业务领导在线审批,财务会计在线审核,财务领导在线审批、资金经理在线把关、出纳在线付款、帐务会计在线做账。
7、在平台中加入合同编号规则
      说起合同,最头痛的就是区分和管理合同,通常种类多而且夹杂在一起不方面查找,于是,在平台中针对不同部门对合同进行分类,并在每个合同中中加入编号规则,不同类型合同拥有不同合同编码规则。加入编码规则后,为合同管理者提供了一种比较直接的区分方法。
8、在平台中设置合同审批流程
       在平台中为合同的审批过程设置流程,将合同审批权责细化到合同类型、合同金额,各级领导和合同管理者通过在线审批的方式,在平台中从合同申请、合同审批,到合同备案进行把关。审批过程中,不同类型不同金额的合同将由不同的负责人审批,法务审核人员审批时可为合同的审批提供建议,如提供法务条款号、重大法务风险点修改情况、重大商务风险点提示、普通商务风险点提示及其他注意事项。
9、在平台中建立标准合同库
       在平台中设立标准合同库,规范合同的格式和内容,并指定标准合同库维护人员。使用时,业务人员只需打开已有标准合同,在合同模板中填写其它关键信息、维护人员在线对标准合同进行维护。一份标准合同在审批结束后,可打印到A4纸上。
10、在平台中进行合同付款
       在平台中打开一张合同付款单,调出需付款的合同,提供付款金额、供应商、收款方等信息后即可发出合同付款申请,最终由财务部进行付款。
  
主要应用模块 主要功能点
费用管理 网上报销
在线凭证
费用报表
预算管理 预算录入
预算控制
预算报表
资金管理 资金计划
资金报表
合同管理 在线合同申请、审批、备案
在线合同付款
合同标准库
合同报表

 
五、友为NFS平台应用效益
1、优化了企业费用管理
应用平台后,实现企业费用电子化管理。
通过网上报销系统,提高了费用事项的公开度,缩短了费用报销的审批周期,提高了审批效率。
费用报表清晰展示企业费用发生情况,协助管理者进行费用管理。
而预算执行报表则清晰展示了预算的去向和剩余,协助管理者指定计划和目标。
2、降低了资金支付的风险
应用平台后,企业进行费用支付时,资金经理可以根据现有资金情况及时处理或调整付款计划,从而降低了资金支付风险,提高了资金使用效率。
3、建立了内部约束机制
应用平台后,通过预算管理,建立起内部约束机制,通过控制预算事项从而达到费用管控的目的。
4、减轻了财务人员工作
 应用平台后,财务人员审核、审批变成了鼠标操作。
而且,平台提供的单据报表和费用报表,方便了财务人员查找和统计企业费用情况。
在线自动生成会计凭证,使得财务会计可以通过将由系统自动生成的会计凭证记录导入帐务软件中完成凭证记录,简化了凭证记录工作。
5、提供了一个管理合同的简捷而有力工具
大多传统纸质合同管理方式,相对安全,但是查找和统计很不方便,应用平台后,为合同管理者提供了查看合同信息和执行情况的直观窗口,轻易实现每个合同的来龙去脉都有迹可循。
 过去,合同的审批往往经过人为判断后决定由谁审批,但是当合同数量越来越多,合同类型越来越复杂,这项工作变得越来越来难,还容易发生人为失误,应用平台后,需不需要对方审合同的难题交给了程序,从而合理分配了资源,降低了企业合同风险。
友为NFS平台中合同管理系统提供了合同视图功能,在合同视图中可看到合同的主要内容,合同的审批情况,合同的收付款情况,合同是否有关联自合同,合同是否开具发票,合同是否变更,为合同跟踪和执行带来了很大的方便。
灵活的报表方便部门领导和合同管理者可通过系统查看到合同相关报表,直观看到和合同统计情况。
6、实现了合同闭环管理
应用平台后,实现了从合同申请到合同付款在平台中完成,完成合同的闭环管理。
7、提供了信息共享平台
应用平台后,迅雷总部及下属三家公司在此平台上进行费用报销、资金支付、预算管理、合同管理,提供了信息共享平台。
此外,三家公司在一个平台进行业务操作,有利于数据的整合和归纳,同时借助系统提供的报表和查询功能,一定程度上为集团管控提供了决策依据。
 
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(责任编辑:youwei)
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