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房地产企业建设工程合同管理的规范化对策

时间:2012-11-02 12:15来源:彩云网 作者:莫有才 点击:
    

合同管理是房地产建设工程管理的核心内容之一。作者结合自身的工作经验,针对当前房地产企业建设工程合同管理存在的普遍性问题,提出解决问题的规范化对策。中国正经历一个前所未有的城市化快速发展时期,住房是当前乃至相当长一段时间社会民生的重点。这对房地产企业而言,既是快速发展的难得机遇,也是社会赋予的责任。

与一般项目的工程管理不同,房地产开发项目涉及专业众多、周期长,建设工程合同管理存在着合同管理的长期性、合同管理内容的庞杂性、合同管理涉及人员的众多性、合同管理体现了较强的国家干预性、合同管理的高风险性等特殊性[1]。加之房地产企业合同管理的引入时间不长、专业人才匮乏等原因,造成房地产企业建设工程合同管理的难度较大,合同管理存在诸多问题。

2、房地产企业建设工程合同管理的主要问题

合同管理贯穿于房地产项目开发的整个过程,包括从立项设计到竣工验收,涉及合作单位众多,包括勘察设计、造价咨询、施工总承包、分包、监理、材料供应商等企业。按照合同管理的阶段,可以分为合同形成阶段、合同签订阶段、合同履行阶段、合同结算阶段。在以上各个阶段,房地产企业建设工程合同管理都存在一些普遍性问题。

2.1房地产企业法律意识淡薄,合同管理制度不健全

我国房地产企业的合同管理是随着市场经济体制而逐步发展建立起来的。1993年,我国制定了统一的合同法,从法规角度逐步建立工程合同制度,合同也成为企业之间建立正式的契约关系的凭证。然而,房地产企业(尤其是中小房地产企业)的合同法律意识比较淡薄,漠视合同管理,甚至不知道合同与合同法律的关系,缺乏依法订立和履行的意识,留下了极大的风险隐患

2.2 合同形成阶段的合同管理问题

合同形成阶段是指房地产企业对潜在签约方进行商务考察、招标阶段。大部分房地产企业总体开发工程进度时间紧迫,一些房地产企业在组织招标前,未对对方的企业实力、企业资质及项目班子、施工水平等详细情况缺乏了解和审查,甚至未开展承包商/供应商的商务考察而直接委托其施工,因为合作对象无履行合同能力而多次更换单位甚至工程停工,给企业带来了许多法律纠纷。

2.3合同签订阶段的合同管理问题

合同签订是双方签订合同,正式确定契约关系的阶段。主要存在以下问题:

(1)订立阴阳合同。所谓阴阳合同是指在工程实践中,由于房地产开发从取得土地到取得建筑工程施工许可证需要办理众多手续和相当漫长时间,从编制招标文件到合同谈判,一个中型项目从招投标开始到合同签订,至少在3月左右。房地产企业,尤其是民营和私营房地产企业,一般都采用设计图纸基本具备招标条件的情况下,内部组织开标,评标,定标,并与施工企业签订工程总承包合同,即阴合同;具备公开招投标的条件时,再串通中标单位走外部的招标流程,备案合同,即阳合同。阴阳合同共同点是:阴同总价低于阳合同,阴合同工期短于阳合同。阴合同要么降低工程价款、下浮让利、增加付款条件、延长付款期限、垫资、支付保证金、缩短工期、肢解工程等,埋下了潜在的风险隐患。

(2)合同签订主体资格审查不严。合格的合同主体,首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。然而,在实际签订过程中,企业存在着合同签约主体审查不严格的问题,对方签字代理人无授权委托书,甚至出现几千万的施工合同签订对方为个人等情况。这些都给企业带来法律风险埋下隐患。

(3)合同文本漏洞百出,要素不齐全等问题。目前大部分房产公司均自行编制施工合同,而没有采用建设部和国家工商管理局修订完善的《建设工程施工合同示范文本》。自行编制施工合同文本存在如下问题:1)受合同管理人员水平影响较大,存在着漏洞风险。如合同中技术要求、工程范围不明确,合同中条款简单粗糙、互相矛盾、存在歧义或错别字情况、用词异议性问题。2)违背公开、公平、公正原则,合同中设立霸王条款,加重对施工单位的责任义务,加大对施工单位的处罚力度,规避自己的责任。3)个别条款违背现行法律法规。

(4)工程先施工,后签订合同。由于工期进度较紧,普遍工程大量存在施工先进场,后补签合同现象,甚至施工完毕后再签订合同,导致双方在工程质量、单价、数量、工期、材料等方面互相扯皮。

2.4合同履行期的合同管理问题

合同履行期是合同签订双方依照合同约定,保质保量的落实施工、推进项目开发的时期。这一时期房地产企业合同管理主要有以下问题:

(1)不重视合同交底工作。合同交底是公司合同签订人员和合同管理人员向合同履行人员陈述合同意图、合同要点、合同执行计划的过程,明确合同执行中细节[23]。合同交底是履行好合同的基本保证,合同交底要求全面、全员、全过程交底。但许多房地产企业并不重视合同交底工作,甚至现场工程师均不了解合同内容,结果导致了企业的损失。

(2)不重视合同签订后的管理。各部门没有进行协调、沟通、管理。对履行情况、产生或潜在的问题没及时的纠偏、补救、监控。

(3)应当重视证据(资料)的法律效力的却没有得到足够的重视。有效的证据,应当是原件的、与事实有关的、有盖章和()签名的、有明确内容的、未超过期限的,如预算书、工程报价清单等。

2.5 忽略合同的后评估

合同后评估工作主要是总结合同执行情况,对合同管理好的经验加以总结推广,对过时、不符合现行法律法规,以及不严谨、容易被对方索赔的条款要加以改正,对以后的项目开发有重要的借鉴作用。一般说来,房地产企业往往忽略合同履行后的后评估工作。

3、房地产企业规范化合同管理的规范化对策

3.1 增加企业法律意识,建立合同管理制度

首先,建议企业建立一套适应企业发展状况的切实可行的、能有效调动各方责任人的管理制度,才能确保企业的执行力,才能避免企业签订、履行、变更合同时遭受经济损失。也可以避免企业人员(如合同管理人员跳槽等)变动对合同管理工作的影响。

其次,应加强对有关房地产开发、招投标法律法规的学习,使全体人员能够熟悉和使用这些法律、法规。公司可定期组织开展法律知识专题讲座、交流总结会等形式,逐渐树立法律风险意识。严格执行国家的招投标及合同管理规定,依法进行公开招投标项目,不订立阴阳合同,避免私下合同,即使必须签订协议,合同的重要条款必须保持一致,比如合同价格、合同工期。

3.2加强合同管理,严格建设工程施工合同示范文本的应用,规范合同表述形式。

房地产企业应重视合同示范文本的编制,积极吸收和采纳国内、国外成熟的企业合同管理经验,编制合同示范文本,统一合同条款表述,规避各分公司、项目部对条款的随意修改而带来的合同风险。合同示范文本应该经过相关职能部门的充分讨论,充分吸收各部门的意见。应力求用词清晰严谨,避免模糊词汇的应用甚至用词之间的相互矛盾。合同示范文本应包含以下主要内容:对合同价款支付的统一约定;对工程延误的处罚条款;工程质量的检验标准的约定要详尽;对自身的约束条款;利用履约保证金或履约保证函、滞纳金等形式来约束承包商;材料上涨的约定;设计变更与现场签证引起的工程量增减约定等。

3.3 加强建设工程合同的全工程管理。

合同管理伴随工程全部过程,从工程质量、工期、造价都以合同为执行依据,因而合同管理需要全员、全工程,积极总结经验,发现问题,第一时间寻找解决问题办法,补充完善合同。同时房地产积极做好与招投标代理公司、监理公司配合,严格按照合同管理工程项目,保证工程质量标准符合合同要求,保证工程进度符合合同约定进度,按时支付工程款,对变更和洽商按照审批权限批准,确定责任归属,避免合同履约纠纷。

3.6建立合同分析考核机制

合同管理是动态的过程,尤其需要对合同履行情况进行跟踪、总结,防范可能出现的风险,这就需要建立合同分析考核机制。如定期(以每月为期最为合适)对项目进行分析、检查合同履行情况,形成《月度合同管理履约检查情况报告》。这样既有利于为企业决策层提供有用的合同信息,又能及时发现并纠正合同中存在的问题[4]

3.7聘用专业化的合同管理人才

建立合同管理制度意味着企业必须设立专门的人员、专门的机构进行这项重要的工作,而不能将合同管理仅作为其他科室的兼职工作。事实上,合同管理涉及的知识的广泛性和复杂性,也决定了必须招聘专业化的人才进行合同管理。通过对外公开招聘、内部选拔等方式,将具备合同管理专业知识的人才分配到总部、分公司、项目的各个岗位上进行轮岗,有利于更系统的掌握相关知识。与此同时,注重对合同管理专业人才的培训,包括建筑、法律、管理等专业知识,提高其管理水平。

4.结论

房地产企业的建设工程合同管理存在着合同管理的长期性、合同管理内容的庞杂性、合同管理涉及人员的众多性、合同管理体现了较强的国家干预性、合同管理的高风险性等特殊性。建议房地产企业可以从加强法律意识学习、建立合同管理制度、聘用专业化的合同管理人才、编制合同示范文本、制定标准管理程序、建立合同分析考核机制、聘用专业化的合同管理人才等方面规范和完善房地产企业的合同管理工作,提高房地产企业合同管理水平,规律合同履约风险。

(责任编辑:admin)
关键词: 合同管理 企业合同 合同审计
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